Otelde Folyo Nedir? Tahsilat ve Bakiye Takibi

Folyo hesabı ne gösterir?

Bir rezervasyonda görünen konaklama bedeli ile folyoya işlenmiş ücretler aynı aşamayı anlatmaz. Folyo incelenirken gecelik oda ücretlerinin hangi tarihler için işlendiğine ve sonradan eklenen hizmetlere bakılır. Örneğin rezervasyon iki geceyi kapsarken yalnızca ilk gecenin ücreti işlenmiş olabilir. Eksik geceyi kontrol etmeden görünen bakiyeyi son hesap kabul etmeyin.

Hareketleri açıklama, tarih, tutar ve durumuyla okuyun. İptal edilmiş bir satırın geçmişte görünmesi, hâlâ borca dahil olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde oda ücretinin yanında bir hizmet talebi bulunması, onun mutlaka ücretlendirildiğini göstermez; folyoya aktarılmış gerçek kalemi kontrol edin.

Ücret, tahsilat, fatura ve cari hesap arasındaki fark

Bu ayrım günlük görüşmeyi de değiştirir. “Fatura düzenlendi” yerine ödeme soruluyorsa tahsilat kaydına, “Firma ödedi” deniyorsa ilgili cari tahsilata ve mahsuplara bakın. Belgelenen tutar, alınan para ve hangi borcun kapandığı birbirini tamamlayan farklı bilgilerdir.

İki gecelik örnek: Kalan bakiye nasıl hesaplanır?

Tamamen varsayımsal bir konaklamada gecelik son tutar 2.000 TRY, konaklama iki gece ve ek hizmet 300 TRY olsun. Örnekte ayrıca vergi veya indirim eklenmediğini varsayıyoruz. Bütün ücretler işlendikten sonra hesap şöyle ilerler:

1. Oda ücretleri: 2 gece × 2.000 TRY = 4.000 TRY.
2. Ek hizmet: 300 TRY. Toplam ücret: 4.300 TRY.
3. İlk ödeme: 2.000 TRY. Kalan bakiye: 4.300 − 2.000 = 2.300 TRY.
4. İkinci ödeme: 2.300 TRY. Net ödeme toplamı: 4.300 TRY; kalan bakiye: 0 TRY.

Bu örnekte bakiye, geçerli ücret toplamından net ödemelerin çıkarılmasıyla bulunur. Sıfır bakiye yalnızca bu hesaptaki kayıtların dengelendiğini gösterir. Eksik hizmet, yanlış tarih veya hatalı ödeme yöntemi varsa toplam sıfır olsa da kayıt doğru değildir; çıkıştan önce satırları misafirin hesabıyla karşılaştırın.

Tahsilatı tutar, yöntem ve referansıyla kaydedin

Önce doğru konaklama ve para biriminde olduğunuzu doğrulayın. Ardından alınan tutarı, nakit, kart veya banka havalesi gibi gerçek ödeme yöntemini ve varsa işlem referansını kaydedin. İki ayrı ödeme alındıysa her birini kendi yöntemiyle takip etmek, sonradan kasa ve ödeme belgelerini karşılaştırmayı kolaylaştırır.

PMS’e kart ödemesi yazmak POS cihazından çekim yapmaz; havale kaydı oluşturmak bankadan para aktarmaz. Ödemenin dışarıdaki gerçekleşmesini ayrıca doğrulayın. Kayıt sonrası bağlantı kesilirse sonucu belirsiz işlemi yeni tahsilat gibi tekrar girmeden mevcut hareketleri inceleyin. Ekran yanıtı alınamaması, paranın veya kaydın oluşmadığını tek başına kanıtlamaz.

İade ile ücret iptalini ayrı değerlendirin

İade, alınmış ödemenin bir bölümünün veya tamamının geri verilmesidir; net ödenen tutarı azaltır. Ücret iptali ise hatalı ya da kaldırılan bir ücret kalemini etkiler. Yukarıdaki 4.300 TRY tamamen ödendikten sonra yalnızca 300 TRY iade kaydedilirse net ödeme 4.000 TRY olur. Ücretler değişmediği için folyo yeniden 300 TRY alacak gösterir.

Bu yüzden “Hizmet iptal edildi, para da verildi” durumunda ücretin ve ödemenin durumunu ayrı ayrı kontrol edin. Gerekçeli iptal ve iade kayıtları geçmişi görünür tutar; eski hareketi silerek hesabı düzeltmeye çalışmayın. Faturaya bağlanmış bir ücret veya mahsup edilmiş bir ödeme için ilgili belge ve mahsup durumunu da inceleyin. İade kaydı da banka ya da kart üzerinden gerçek geri ödemeyi kendiliğinden gerçekleştirmez.

Kurumsal faturayı folyo bakiyesiyle toplayıp tekrar tahsil etmeyin

Firma konaklamalarında ödeyen tarafın doğru cari hesap olduğundan emin olun. HotelKolay’da fatura alacağı, faturaya yapılan mahsuplarla azalır. Mahsup, mevcut bir tahsilatın belirli bir faturaya uygulanmasıdır; yeni para alınması değildir. Bir tahsilatın kullanılabilir kısmı ile faturadan kalan alacak bu nedenle ayrı izlenir.

Cari hesaba girilen tahsilat folyoda otomatik ödeme oluşturmaz. Aynı konaklama hem folyo ücretlerinde hem firma faturasında görünebilir; bu iki bakiyeyi toplayıp iki ayrı borç gibi istemeyin. Hangi faturanın hangi tahsilatla kapandığını inceleyin. Folyo görünümünü sıfırlamak amacıyla gerçekte alınmamış ikinci bir ödeme kaydetmeyin; otelin ilgili kayıtları uzlaştırma sürecini yetkili kişiyle tamamlayın.

Çıkışta açık hesabı, para birimini ve rapor dönemini kontrol edin

Check-out, misafirin konaklamasının sona ermesidir; folyoyu kapatmak ayrı işlemdir. Misafir çıktı diye açık alacak silinmez. Çıkış ile folyo durumunu ayrı kontrol edin; kalan hesabın takibini kimin sürdüreceğini belirleyin. Son ödeme veya düzeltme bekleniyorsa ilgili kaydı, takip edecek kişiyi ve bir sonraki kontrol zamanını açıkça belirtin.

TRY, EUR ve USD tutarlarını kendi para birimleriyle inceleyin. 100 EUR ile 1.000 TRY’yi doğrudan toplayıp tek bakiye yazmayın; HotelKolay otomatik kur dönüşümü yapmaz. Gece yarısına yakın işlemlerde otelin yerel tarihini ve seçilen rapor dönemini kontrol edin. Oda gelirinin işlendiği gün ile ödemenin alındığı gün farklı olabilir; gelir ve tahsilat raporlarının aynı toplamı vermesi gerekmez.

HotelKolay’da örnek bir folyoyu nasıl kontrol edebilirsiniz?

HotelKolay PMS’te konaklama folyosunda ücret kalemlerini, ödeme geçmişini, toplamı ve kalan bakiyeyi inceleyebilirsiniz. Yetkili kullanıcılar oda ücretini işleyebilir, ek ücret ve ödeme kaydedebilir, iade ve gerekçeli iptal işlemlerini yürütebilir. Seçilen ücretlerden fatura taslağı oluşturulabilir; cari hesapta tahsilat, mahsup ve mahsup geri alma geçmişi takip edilebilir. Kullanılabilir işlemler modül ve kullanıcı yetkilerine bağlıdır.

İnteraktif demoda örnek rezervasyon oluşturarak ücret ve simüle ödeme adımlarının bakiyeyi nasıl değiştirdiğini inceleyin. Gerçek PMS’in fatura ekranındaki belgeyi resmî e-Fatura olarak değerlendirmeyin; mevcut ürün haricî e-belge gönderimi yapmaz. Kasa sayımı ve banka kontrolünü de kendi kayıtlarıyla karşılaştırın. Amaç yalnızca sıfır bakiye görmek değil, o bakiyeye nasıl ulaşıldığını açıklayabilmektir.

• HotelKolay PMS’in folyo ve ön büro kapsamını inceleyin
• Örnek otelde konaklama ve folyo akışını görün
• Paket kapsamını ve fiyatlandırmayı inceleyin
• Check-in ve check-out kontrol listesini okuyun
• Oda geliri ile tahsilatın raporlardaki farkını öğrenin
• Oracle dokümantasyonunda açık folyo kavramını okuyun