Otel Yönetim Programı Fiyatları: Doğru Paket Nasıl Seçilir?

Otel yönetim programının fiyatını ne belirler?

On odalı bir pansiyon ile beş yüz odalı bir tesisin iş yükü aynı değildir. Eş zamanlı çalışan sayısı, departmanlar, oda tipleri, rezervasyon kaynakları ve istenen destek düzeyi farklılaşır. Bu nedenle yalnızca ilan edilen tutarları yan yana koymak yerine aynı ihtiyaç listesini bütün sağlayıcılara verin. Teklifin hangi otel, oda sayısı, kullanıcı ve modül kapsamı için geçerli olduğunu yazılı olarak isteyin.

Fiyat modeli oda başına, tesis başına, kullanıcı başına veya kullanım miktarına göre kurulabilir. Bir modelin diğerinden her koşulda daha uygun olduğu söylenemez. Otelinizin bugünkü kapsamını ve planladığınız büyümeyi ayrı hesaplayın. Sezonda ek personel görevlendirdiğinizde, yeni oda açtığınızda veya başka bir tesis eklediğinizde ücretin nasıl değişeceğini sorun.

HotelKolay paketleri: fiyatı kapsamıyla birlikte okuyun

Aşağıdaki tutarlar HotelKolay’ın ortalama aylık fiyatlarıdır ve KDV hariçtir. Kesin fiyat; oda sayısı, otelin büyüklüğü, ihtiyaçlar ve kullanım kapsamı değerlendirilerek otele özel teklifte netleşir. Her otelin aynı tutarı ödeyeceği veya sınırsız oda ve kullanıcı hakkı alacağı anlamına gelmez.

Başlangıç; rezervasyon, oda panosu, giriş-çıkış, housekeeping, folyo ve tahsilat takibi gibi günlük PMS işlerine odaklanır. Büyüme bu kapsama QR misafir arayüzü, hizmet ve fotoğraflı sorun talepleri, departman takibi ve yedi dilde misafir arayüzünü ekler. Otele özel metin ve menü çevirilerinin ayrıca hazırlanması gerekir.

Tam Deneyim, önceki kapsamın üzerine PMS’e bağlı doğrudan rezervasyon ve AI Concierge işlevlerini getirir. AI kurulumu, kota ve varsa ek kullanım bedeli aktivasyon öncesinde netleştirilir. Rezervasyon motoru çevrim içi kart tahsilatı yapmaz. OTA bağlantıları, yasal e-belge ve KBS bildirimi standart paketlere aktif entegrasyon olarak dahil değildir; bu ihtiyaçları ayrıca değerlendirin.

• Güncel HotelKolay paketlerini ve kapsam notlarını karşılaştırın

Aylık ücretin yanında hangi maliyetler sorulmalı?

İlk yıl bütçesi için basit bir çerçeve kullanın: on iki aylık kesin lisans bedeli + üzerinde anlaşılan tek seferlik giderler + beklenen kullanım ve dış hizmet giderleri. Ödeme dönemini ve para birimini aynı tutarak teklifleri karşılaştırın. Vergi dahil ve hariç tutarları aynı sütunda toplamayın. Yıllık ödeme indirimi veya ücretsiz kurulum yazılı teklifte yoksa varmış gibi hesaplamayın.

Kurulum, eğitim ve aktarımın ücretsiz ya da her pakete dahil olduğunu varsaymak bütçeyi yanıltır. Mevcut verilerinizin temizlenmesi veya farklı bir sistemden alınması ayrıca emek gerektirebilir. Teklifteki belirsiz bir “entegrasyon” sözcüğü yerine sağlayıcının adını, bağlantının bugünkü durumunu, kimin kuracağını ve kabul ölçütünü isteyin.

En büyük paketi değil, kullanılacak kapsamı seçin

Ön büro ekibi oda durumunu ve açık hesapları farklı yerlerde takip ediyorsa ilk hedef günlük PMS düzenini kurmak olabilir. Misafir talepleri departmanlara geç ulaşıyorsa QR hizmet akışı anlamlı bir sonraki adımdır. Kendi sitesinden rezervasyon almak isteyen bir otel ise fiyat, müsaitlik ve doğrudan rezervasyon kapsamına bakmalıdır. Önceliğinizi ekipteki gerçek iş yükünden çıkarın.

İhtiyaçları “ilk gün gerekli”, “ilk üç ayda kullanılacak” ve “daha sonra değerlendirilecek” olarak ayırın. Kullanılmayacak bir modül için hemen bütçe ayırmak da gerekli bir işlemi eksik paketle yürütmek de toplam maliyeti artırabilir. Paket değişikliğinin ve ek modül erişiminin nasıl yönetildiğini, değişikliğin hangi tarihte ve hangi ücretle uygulanacağını teyit edin.

Demoda fiyatın karşılığını kendi iş akışınızla ölçün

Yalnızca gösterişli bir ana ekran izlemek yerine ekibin her gün yaptığı birkaç işlemi seçin. Dört odalı, iki saatlik HotelKolay interaktif demosu bu akışları örnek verilerle incelemek için kullanılabilir. Demo, gerçek tahsilat ya da canlı dış servis bağlantısı yapıldığı anlamına gelmez. Gerçek misafirlerin kişisel bilgileri yerine örnek isimler kullanın.

1. Farklı tarihlerde bir rezervasyon oluşturup oda ve toplam tutarı inceleyin.
2. Giriş ve oda atama akışını, oda durumunun ekibe yansımasını kontrol edin.
3. Örnek bir tahsilat ile ücretli hizmeti aynı para biriminde takip edip kalan bakiyeye bakın.
4. Çıkış sonrasında temizlik durumunu ve vardiya devrinde görülecek kayıtları inceleyin.
5. Çalışanın ihtiyacına göre erişebileceği modülleri ve işlem sınırlarını sorun.

Bu kısa senaryolar, sistemin otelinize uyup uymadığını yalnız özellik sayısından daha iyi gösterir. Tamamlanamayan bir iş varsa sebebini ayırın: eğitim ihtiyacı mı, pakette olmayan bir modül mü, henüz bulunmayan bir bağlantı mı? Teklif kararını bu yanıtlarla birlikte verin; demo sırasında gördüğünüz her menüyü satın alacağınız paketin otomatik parçası saymayın.

Otelinize özel teklif için kısa bir ihtiyaç özeti hazırlayın

• Tesis, oda ve oda tipi sayısı; varsa sezonluk kapasite değişimi.
• Ön büro, yönetim ve operasyon ekiplerinin kullanıcı ihtiyacı.
• Rezervasyon kaynakları, kullanılan para birimleri ve mevcut araçlar.
• PMS, misafir deneyimi, doğrudan rezervasyon ve AI öncelikleri.
• Taşınması gereken kayıtlar, hedef başlangıç tarihi ve eğitim ihtiyacı.
• Gerekli dış bağlantılar ile bütçede ayrı gösterilmesi gereken hizmetler.

Bu özetle alınan yazılı teklif, küçük ve büyük tesislerin aynı varsayıma göre fiyatlandırılmasını önler. Son kararda kapsam, toplam maliyet, destek ve veriye erişim koşullarını birlikte değerlendirin. Beklentileri başlangıçta netleştirmek, sonradan ortaya çıkacak kapsam tartışmalarını azaltır.

• Dört odalı interaktif demoyu kendi otel akışınızla deneyin
• PMS işlevlerini inceleyin
• Excel’den geçişte veri ve bakiye kontrolünü planlayın
• PMS, kanal yöneticisi ve rezervasyon motorunun farklarını öğrenin